医療現場における物品管理は、医療の質と経営効率の両面に大きな影響を与える重要な業務です。この章では、基本的な概念から実務上の要点まで詳しく解説していきます。

物品管理の定義と範囲

病院における物品管理とは、医薬品、医療機器、診療材料など、医療に関わる物品の調達から保管、供給、使用、廃棄までの一連のプロセスを適切に管理することを指します。具体的な対象物品には、注射器や包帯などの消耗品、手術器具などの再利用機器、医薬品、検査機器など多岐にわたります。これらの物品は、診療報酬の算定や医療安全の観点からも、適切な管理が法令で定められています。医療機関の規模や診療科目によって管理すべき物品の種類や数量は異なりますが、すべての医療機関で徹底した管理体制の構築が求められています。

物品管理が病院経営に与える影響

医療材料費は、病院経営において人件費に次ぐ大きな支出項目です。2024年度病院経営定期調査によると、医薬品費と合算された「医薬品診療材料費」は、総支出の約30%を占めています。そのため、物品の適切な管理は、過剰在庫による保管コストの増加や期限切れによる廃棄損失の抑制につながり、病院経営の効率化に直結します。

出展：2024年度 病院経営定期調査 概要版 －最終報告（集計結果）－

物品管理における法的要件と基準

病院における物品管理は、医薬品医療機器等法（薬機法）など、複数の法令による規制を受けています。特に医療機器の保守点検や医薬品の品質管理については、具体的な基準が定められており、定期的な点検と記録の保管が義務付けられています。

医療安全管理体制の確保という観点からも、適切な物品管理体制の構築は医療機関の重要な責務です。これらの法的要件を満たすためには、組織的な管理体制の構築と、確実な記録の保持が不可欠となります。適切な物品管理体制は、診療報酬の算定にも関わるため、病院の収益面においても重要な意味を持ちます。

多くの医療機関が物品管理において様々な課題に直面しています。ここでは、特に深刻な五つの課題について、具体的な事例とともに解説を進めます。

在庫切れリスクと過剰在庫の課題

医療現場における在庫管理の最大の課題は、在庫切れと過剰在庫の適切なバランスを維持することです。病院における在庫切れは、緊急時の対応に支障をきたすリスクがあり、一方、過剰在庫は保管スペースの圧迫や使用期限切れによる廃棄損失に繋がります。特に、季節性の高い医療材料や使用頻度の変動が大きい特殊な医療機器については、適正在庫の維持が困難です。従来の経験則による在庫管理では、これらの課題に適切に対応することが難しい状況です。

使用期限管理の難しさ

医薬品・医療材料の使用期限管理は、患者の安全と直結する重要な課題です。多品種の医療材料を大量に保管する大規模病院では、すべての物品の使用期限を把握し、適切なタイミングでの使用・廃棄を管理することが困難です。使用期限の近い物品を優先して使用する「先入れ先出し」の原則を徹底することも、人手による管理では限界があります。さらに、災害用備蓄品など、長期保管が必要な物品については、定期的な点検と計画的な入れ替えが必要となり、管理業務の負担が増大しています。

看護師の業務負担増加

物品管理業務による看護師の負担増加は、医療現場における深刻な課題となっています。在庫確認、発注依頼、納品確認などの作業が、本来の看護業務を圧迫し、患者へのケアの質低下につながるリスクが指摘されています。特に、通常の看護業務の合間に緊急物品の補充や棚卸し作業への参加は、看護師の業務負担を著しく増加させる要因となります。

コスト管理と削減の課題

病院におけるコスト管理の中でも、物品管理に関連するコストの把握と削減は特に難しい課題です。診療科ごとの使用実績の把握や、同種同効品の統一化による購買力の向上など、コスト削減のための取り組みも、データ収集と分析の手間が障壁となっています。加えて、医療の質を維持しながらコスト削減を進めるためには、詳細な使用実績データに基づく戦略的な調達計画が必要です。

発注・納品管理の非効率

従来型の発注・納品管理プロセスには、多くの非効率な要素が存在します。発注のタイミングや数量の判断が担当者の経験に依存し、急な欠品や過剰発注につながるケースが少なくありません。複数の取引先との個別の発注・納品管理も業務負担となっており、特に緊急発注時の対応には、多くの時間と労力が必要です。これらの非効率な業務プロセスは、スタッフの残業時間増加や、本来の医療業務への影響といった二次的な問題も引き起こしています。

物品管理の課題を解決するための効率化手法は、すぐに実践できるものから段階的に導入すべきものまで様々です。以下では、現場での実践に役立つ具体的な方法を解説いたします。

標準化された物品管理表の活用

効率的な物品管理の第一歩は、標準化された管理表の導入です。管理表には、物品コード、品名、規格、保管場所、定数、使用期限などの基本情報を網羅的に記載します。部門間で統一された形式を採用することで、情報共有がスムーズになり、人事異動時の引き継ぎもより確実になります。定期的な棚卸しや使用期限チェックのタイミングも管理表に組み込むことで、必要な作業の漏れを防ぐことができます。物品の使用実績や在庫推移のデータ収集にも活用でき、将来的なデジタル化への移行も視野に入れた設計が推奨されます。

定数管理と発注点管理の最適化

定数管理と発注点管理は、適正在庫維持の要となる手法です。各部署の使用実績に基づいて適切な定数を設定し、発注のタイミングを明確化することで、過不足の無い在庫管理が可能になります。定数の設定には、通常の使用量に加えて、緊急時の需要増加も考慮する必要があります。発注点については、納品までのリードタイムや使用量の季節変動なども加味し、柔軟な運用が求められます。定期的な使用実績の分析に基づいて定数を見直すサイクルを確立することで、より精度の高い在庫管理を実現できます。

在庫の可視化と配置の効率化

在庫の可視化と適切な配置は、日常的な物品管理業務の効率を大きく左右します。保管場所のゾーニングや使用頻度に応じた配置の最適化により、探す時間を最小限に抑えることができます。特に使用頻度の高い物品は、使用場所の近くに配置し、緊急時にもすぐに取り出せる環境を整備しましょう。物品の保管場所を明確に表示し、誰でも迷わず必要な物品にアクセスできる仕組みづくりが重要です。定期的な配置の見直しにより、業務動線の効率化も図ることができます。

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消費量分析に基づく在庫適正化

データに基づく消費量分析は、効率的な在庫管理の基盤となります。過去の使用実績データを詳細に分析することで、より精度の高い需要予測が可能になります。診療科別・月別の使用傾向、季節変動、特定の処置や手術との関連性など、多角的な分析により、きめ細かな在庫計画を立てることができます。使用頻度の低い高額医療材料については、同規模・同機能の医療機関との比較分析も有効です。分析結果を定期的な発注計画に反映させることで、より効率的な在庫管理が実現できます。

期限管理と棚卸し作業の効率化

使用期限管理と棚卸し作業は、物品管理における重要かつ負担の大きい業務です。期限管理については、期限の近い物品を識別しやすい保管方法の工夫や、定期的なチェックリストの活用が効果的です。棚卸し作業については、部署ごとの実施時期の分散化や、チェックリストの電子化による効率化が有効です。特に高額医薬品や麻薬、向精神薬、あるいは投与対象者によっては禁忌となる薬剤など、リスクの高い医薬品については、より頻繁な棚卸しを実施し、紛失や破損のリスクを最小限に抑える必要があります。

また、人工呼吸器や輸液ポンプなど、生命維持に直結する医療機器についても、定期的な点検と保守に加え、棚卸しによる厳格な管理が求められます。

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医療機関の物品管理において、デジタル技術の活用は新たな可能性を開きつつあります。ここではテクノロジーによる解決策を詳しく見ていきましょう。

SPDシステムとは

SPD（Supply Processing and Distribution）システムは、医療機関における物品管理の効率化を実現する総合的なソリューションです。発注から納品、在庫管理、使用実績の記録まで、一連のプロセスを一元管理することで、業務効率の大幅な向上が期待できます。部門間での情報共有がリアルタイムで可能となり、緊急時の対応力も向上します。導入に際しては、医療機関の規模や特性に応じたカスタマイズが可能で、段階的な機能拡張にも対応できます。

SPDシステムを構成する三つの主要技術

SPDシステムは、様々な技術を組み合わせることで、より効率的かつ高度な物品管理を実現します。ここでは、主要な三つの技術を紹介します。

・バーコード管理システム

バーコードを活用した物品管理は、比較的導入しやすく、即効性の高い解決策です。物品の受け取り確認や使用記録の入力が簡素化され、作業効率が大幅に向上します。GS1コードなど標準化されたコード体系を採用することで、メーカーや取引先とのデータ連携も円滑になります。特に診療報酬の請求に関連する特定保険医療材料の管理には、確実な使用記録が不可欠であり、バーコード管理システムの導入効果は大きいといえます。

・クラウド型在庫管理

クラウド型の在庫管理システムは、場所や時間を問わずアクセス可能な環境を提供します。リアルタイムでの在庫状況の確認や、発注承認プロセスのオンライン化により、業務のスピードアップが図れます。災害時のデータバックアップや、セキュリティ面でも信頼性の高い運用が可能です。複数の施設を持つ医療機関では、施設間での在庫の融通や、集中購買による調達コストの削減も実現できます。

・IoT技術

IoT技術を活用した物品管理は、医療現場に新たな可能性をもたらしています。温度管理が必要な医薬品の保管状況の監視や、高額医療機器の稼働率分析など、多様な用途での活用が進んでいます。センサーデータの蓄積により、より精度の高い需要予測や、異常検知が可能になり、予防的な在庫管理が実現します。クラウドベースのシステムとの連携により、複数施設間でのデータ共有や分析も容易になっています。

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医療機関における物品管理は、医療安全と経営効率の両立に不可欠な要素です。本記事で紹介した様々な効率化手法とデジタルソリューションは、それぞれの医療機関の規模や特性に応じて選択・組み合わせることで、最適な管理体制の構築が可能です。

TOPPANエッジのRFIDソリューションは、医療現場特有の要件に対応した機能と、高い信頼性を兼ね備えています。物品の自動認識による正確な在庫管理、使用期限管理、リアルタイムでの位置情報把握など、従来の課題を包括的に解決する機能を提供しています。医療機関における物品管理の最適化は、今後さらに重要性を増すことが予想されます。医薬品在庫管理の効率化をお考えの方は、TOPPANエッジのRFIDソリューションの導入をご検討ください。お客さまの課題に合わせた最適なソリューションをご提案いたします。

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